在今天的市場(chǎng)上，已經(jīng)有許多用于信息的存儲(chǔ)、管理、訪問和工作流程控制的軟件。原因很簡單，只有通過軟件系統(tǒng)我們才能有效地控制如此眾多的文件。在這里我們所說的文件或數(shù)據(jù)是一個(gè)廣義的含義，即指設(shè)計(jì)、制造過程中產(chǎn)生圖紙、說明文檔及辦公室中常用的信件、清單、表格等。總之，一切以紙張形式或電子文件形式的數(shù)據(jù)我們都把它歸納到文件這個(gè)范疇內(nèi)。
　　數(shù)據(jù)管理最簡單的應(yīng)用是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的各種描述和索引，這樣數(shù)據(jù)就不會(huì)丟失并且在需要的時(shí)刻根據(jù)提供的關(guān)鍵字隨時(shí)進(jìn)行查找，將包含該信息的條目找出來。所有的以紙張形式存在的文件可以通過掃描的方法與電子文件一同存儲(chǔ)、一同索引。如果我們不能對(duì)特定的內(nèi)容實(shí)現(xiàn)簡捷、快速的查詢，就沒有必要來存儲(chǔ)它們，從這一點(diǎn)來說，檢索系統(tǒng)與數(shù)據(jù)本身一樣重要。
　　在CAD和設(shè)計(jì)領(lǐng)域，數(shù)據(jù)管理的工具要按照工作類型來選擇，最常用的兩種分類稱為PDM和EDM系統(tǒng)。EDM這個(gè)術(shù)語也被廣泛應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)中。
　　EDM的全稱是“Electronic Document Management”電子檔案管理系統(tǒng)，它既包含我們上面講到的存儲(chǔ)和檢索的功能，同時(shí)又包括與設(shè)計(jì)工作相關(guān)的其它功能。要像看文字和表格一樣方便來顯示圖形數(shù)據(jù)，內(nèi)置的多功能瀏覽器(viewer)可以在不調(diào)用原應(yīng)用程序的情況下瀏覽和直接打印我們能見到的絕大多數(shù)的光柵文件、矢量文件和混合類型的文件。操作起來也非常簡單，使用者不必考慮具體的文件類型，只要點(diǎn)取按鈕就可以了。
　　PDM的全稱是“Product Data Managment”產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理，它更適合制造業(yè)在數(shù)據(jù)管理方面的需求。與EDM系統(tǒng)一樣，在它的層次上也有很多特別的應(yīng)用。這種系統(tǒng)主要是為大型企業(yè)設(shè)計(jì)的用于控制從設(shè)計(jì)、制造、銷售、服務(wù)階段整個(gè)流程的內(nèi)容，管理部件，材料、設(shè)計(jì)規(guī)劃和計(jì)算，供貨商庫存、后勤各方面的詳盡資料和后續(xù)的產(chǎn)品保障和更新?lián)Q代。
　　不像通用的辦公用數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，設(shè)計(jì)工作用EDM系統(tǒng)組織和處理大幅面的圖形和CAD數(shù)據(jù)的能力很強(qiáng)，集成的CAD瀏覽器可以提供瀏覽多種CAD數(shù)據(jù)文件的能力，這個(gè)CAD文件允許包含各種層、塊、數(shù)據(jù)連接和參考文件的信息，還可以進(jìn)行縮放、測(cè)量、批注等操作。值得注意的是在目前的系統(tǒng)中，圈閱批注功能已經(jīng)是標(biāo)準(zhǔn)的配置了。比較先進(jìn)的批注軟件應(yīng)該具備以下幾個(gè)功能：1.批注一般建立在瀏覽的基礎(chǔ)之上給出多種提供注解意見的方法，操作盡可能要簡單；2.批注對(duì)原件不會(huì)造成破壞，也就是說批注應(yīng)與原圖分離；3.批注方法應(yīng)盡可能多，最好具備多媒體的功能；4.批注應(yīng)具有嚴(yán)格的權(quán)限控制，保證它的安全可靠性。最好的圈閱批注軟件目前都提供二次開發(fā)工具，一方面可以加入自己的批注工具，如圖章等；另一方面它還可以作為插件在web上使用，提供同樣的瀏覽和圈閱批注功能。
　　管理系統(tǒng)是為了設(shè)計(jì)人員能夠系統(tǒng)檢索并打開數(shù)據(jù)文件。根據(jù)單位內(nèi)部的情況，它可以依照每個(gè)人的角色控制對(duì)網(wǎng)絡(luò)上文件的訪問。為設(shè)計(jì)單位使用的EDM系統(tǒng)可以設(shè)置對(duì)文件訪問的限制，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人才能訪問特定的文件；只有適當(dāng)?shù)娜藛T經(jīng)過允許后才能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，也就是我們常說的版本控制。
　　設(shè)計(jì)工作最終要進(jìn)入工作流程管理階段，也就是系統(tǒng)基于規(guī)則表按照步驟執(zhí)行事件請(qǐng)求，并把它的行為和修改的數(shù)據(jù)進(jìn)行登記建立審計(jì)跟蹤，滿足質(zhì)量控制認(rèn)證的需求。
　　我們要強(qiáng)調(diào)的是數(shù)據(jù)管理軟件并不是一個(gè)一步到位的過程，每個(gè)單位的實(shí)際情況不同，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用水平也不一樣，因此所有的軟件系統(tǒng)要根據(jù)有待解決的問題來配置，循序漸進(jìn)。一般說來工作量是很大的，需要這方面的專家來指導(dǎo)并由專業(yè)的公司來實(shí)施。國際上的統(tǒng)計(jì)表明最簡單的數(shù)據(jù)管理軟件也要有6～12個(gè)月的周期才能見效，長遠(yuǎn)來說企業(yè)將受益無窮，這不僅是提高設(shè)計(jì)效率的工具，也是企業(yè)決策的基礎(chǔ)。
　　目前國際上流行的設(shè)計(jì)管理軟件有工作組和企業(yè)級(jí)兩個(gè)層次。工作組級(jí)別的系統(tǒng)提供若干典型應(yīng)用的預(yù)配置，以便購買者能夠十分輕松地開始工作并通過用戶設(shè)置不斷地加以精煉。設(shè)置過程通常包含寫參數(shù)文件或設(shè)置控制系統(tǒng)的數(shù)據(jù)表，工作組級(jí)的軟件經(jīng)常有簡單易用的界面創(chuàng)建功能。任何形式的文檔管理系統(tǒng)最終都要在網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)用，工作組級(jí)別的軟件可以在單機(jī)上有效地運(yùn)行，但真正的價(jià)值是在網(wǎng)絡(luò)多用戶上。工作組級(jí)的軟件也可以高效地運(yùn)行在沒有服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)上，如在一個(gè)單位內(nèi)的設(shè)計(jì)部門，特別是在單位最初應(yīng)用管理軟件時(shí)使用。但當(dāng)網(wǎng)絡(luò)增加到十幾個(gè)節(jié)點(diǎn)以上，要選擇基于服務(wù)器的運(yùn)行方式，EDM系統(tǒng)能夠解決的問題和作用也就跟著加大。#p#分頁標(biāo)題#e#
　　企業(yè)級(jí)的EDM(和所有的PDM系統(tǒng))需要基于服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)也需要安裝基于服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DBMS)。DBMS系統(tǒng)用于管理原始數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和提取，并不關(guān)心它的內(nèi)容。EDM系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)的訪問方式，工作流程按照數(shù)據(jù)的使用方法為它們建立索引。
　　一些EDM系統(tǒng)有專有的DBMS，其它的則選用市場(chǎng)上的通用數(shù)據(jù)庫，對(duì)于很多已經(jīng)在內(nèi)部使用DBMS的單位來說，后者非常有吸引力，因?yàn)閿?shù)據(jù)管理系統(tǒng)除了包含與設(shè)計(jì)相關(guān)的系統(tǒng)，還應(yīng)該能夠處理單位的其它事務(wù)工作，如付款、庫存、個(gè)人事務(wù)等。今天，所有的DBMS都以SQL為基礎(chǔ)工作，絕大多數(shù)的EDM系統(tǒng)能夠與多種通用的DBMS產(chǎn)品協(xié)調(diào)工作，如Oracle sybase intormix,SQL/server等。所有主流的DBMS產(chǎn)品都是基于‘Client/server’結(jié)構(gòu)的。它們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上或在自己的數(shù)據(jù)服務(wù)器上運(yùn)行，它們完全控制數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，滿足網(wǎng)絡(luò)上很多人對(duì)數(shù)據(jù)查詢、取出、更改等同時(shí)進(jìn)行的操作。
　　其它類型的運(yùn)行，在網(wǎng)絡(luò)上的DBMS運(yùn)行起來就象普通程序一樣。程序文件被存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，當(dāng)一個(gè)用戶需要訪問數(shù)據(jù)系統(tǒng)時(shí)，在本地的電腦上運(yùn)行一個(gè)DBMS的拷貝，共享中央存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)。這種類型的典型代表有Access、Paradox、Dbase等，它并不適合運(yùn)行在很大的網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)流非常大的情況，從存取控制到數(shù)據(jù)安全保障來說都弱一點(diǎn)，但在實(shí)際中應(yīng)用非常廣泛，因?yàn)樗牟僮鞣浅：喗荩徺I和維護(hù)費(fèi)用也比較低。
　　大型的Client/Server系統(tǒng)配備自動(dòng)的故障恢復(fù)功能，系統(tǒng)以外崩潰并不會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。可靠性極高，但對(duì)使用者的技能、經(jīng)驗(yàn)要求也較高。
　　完整的PDM系統(tǒng)總的說來都是大型系統(tǒng)，經(jīng)常用于大型企業(yè)和國際化的公司，這樣的企業(yè)通常與提供特定子系統(tǒng)的企業(yè)協(xié)同工作，就象飛機(jī)制造系統(tǒng)中的發(fā)動(dòng)機(jī)的制造一樣。很多時(shí)候這些相關(guān)單位使用完全不同的設(shè)計(jì)軟件支持系統(tǒng)，如CAD/CAM系統(tǒng)，可以想象這里有很多潛在的數(shù)據(jù)交換問題。這也就是為什么在PDM領(lǐng)域，國際上已經(jīng)在數(shù)據(jù)定義標(biāo)準(zhǔn)方面展開工作的原因。
　　EDM和PDM系統(tǒng)大量的是復(fù)雜的軟件集，它的成功很大程度取決于用戶的可操作程度，不論用戶使用基于unix的圖型工作站或Windows類的圖形窗口，也不論后臺(tái)的數(shù)據(jù)庫多么復(fù)雜，呈現(xiàn)在用戶面前的一定應(yīng)該是可接受的操作環(huán)境。系統(tǒng)依據(jù)不同的工作需求，設(shè)計(jì)不同的用戶界面。
　　目前，越來越多的用戶希望通過Internet/Intranet，利用已經(jīng)建立的web瀏覽器技術(shù)來訪問數(shù)據(jù)庫，在web上提供類似Windows的界面實(shí)現(xiàn)檢索、瀏覽和批注的全部功能。有了這種技術(shù)，設(shè)計(jì)人員可以足不出戶，與國內(nèi)外的同行共同交流、共同設(shè)計(jì)，這應(yīng)該是一種趨勢(shì)。